|
Отдел, который использует, запрашивает или составляет спецификацию должен четко описать то, что требуется, чтобы получить именно то, что нужно. В рамках данной процедуры информационными объектами являются: • спецификация сырья и материалов, обеспечивающих производственный процесс нефтяной компании; • спецификация оборудования, необходимого для обновления и развития производственных процессов; • спецификация комплектующих изделий; • спецификация предметов для ремонта и содержания и инструментов; • спецификация товаров для перепродажи; • спецификация материально-технических ресурсов, необходимых для работы административных служб компании. При развитии в настоящее время фьючерсных рынков имеет смысл достижение высокой степени взаимодействия между отделом закупок и отделом-разработчиком спецификации на ранней стадии определения потребности. В лучшем случае неточное описание товара может обернуться потерей времени; в худшем случае, оно может иметь; серьезные финансовые последствия и вызвать сбой в снабжении, конфликты, лишить возможности улучшения качества продукта или услуги. Организации, которые довольно продолжительное время производят стандартный товар (массовое и крупносерийное производство), в качестве быстрого способа уведомления отдела закупок о потребностях производства используют спецификацию материалов (список сырья, используемого при изготовлении стандартной продукции— Bill of Materials Requisition). Список комплектующих должен включать общее количество или объем, с учетом допустимой доли отходов, комплектующих и материалов для изготовления конечной продукции. Затем отдел планирования производства уведомляет отдел закупок о планируемом объеме производства. Отдел закупок составляет спецификацию, умножает ее на объем производства для определения об |
Следующей после определения потребности в бизнес-процессе управления закупками является процедура «Описание потребности с точным определением нужных характеристик и количества товаров и услуг (спецификация потребности)». Следует отметить, что на практике две первых процедуры неразделимы во времени и осуществляются параллельно. Закупка товарно-материальных ценностей возможна только после точного описания заявки отделовпотребителей сырья, то есть артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Отдел закупок (отдел материально-технического снабжения, отдел логистики) и отдел-потребитель сырья разделяют ответственность за точное описание нужного товара или услуги. Отдел, который использует, запрашивает или составляет спецификацию должен четко описать то, что требуется, чтобы получить именно то, что нужно. В рамках данной процедуры информационными объектами являются: • спецификация сырья и материалов, обеспечивающих выпуск продукции организации; ■ спецификация оборудования, необходимого для обновления и развития производственных процессов; ■ спецификация комплектующих изделий; • спецификация предметов для ремонта и содержания и инструментов; ■ спецификация упаковочных материалов; • спецификация товаров для перепродажи; ■ спецификация материально-технических ресурсов, необходимых для работы административных служб организации. Схема информационного обеспечения данной процедуры представлена на рисунке 3.6. При имеющемся в настоящее время развитии фьючерсных рынков имеет смысл достижение высокой степени взаимодействия между отделом закупок и отделом разработчиком спецификации на ранней стадии определения потребности. В лучшем случае неточное описание товара может обернуться 174 потерей времени; в худшем случае, оно может иметь серьезные финансовые последствия и вызвать сбой в снабжении, конфликты, лишить возможности улучшения продукта или услуги. Организации, которые довольно продолжительное время производят стандартный товар (массовое и крупносерийное производство) в качестве быстрого способа уведомления отдела закупок о потребностях производства используют спецификацию материалов (список сырья, используемого при изготовлении стандартной продукции Bill of Materials Requisition). Список комплектующих должен включать общее количество или объем, с учетом допустимой доли отходов, комплектующих и материалов для изготовления конечной продукции. Затем отдел планирования производства уведомляет отдел закупок о планируемом объеме производства. Отдел закупок составляет спецификацию (обычно с помощью компьютеризированной системы), умножает ее на объем производства для определения общего количества материалов, требуемого для выполнения плана производства. Сравнение этих цифр с объемом сырья, имеющеюся в запасе, дает отделу закупок цифры объема сырья, которое необходимо закупить. В организациях, где разработана полностью интегрированная компьютерная система контроля уровня запаса, при которой долгосрочные соглашения, содержащие информацию о поставщике и ценообразовании, введены в базу данных, компьютер выдаст объем заказа, необходимого для закупки. Использование системы спецификации материала является средством упрощения процесса закупок, позволяющим обработать большое количество необходимых товаров. Наиболее эффективным способом поддержки управления процедурой описания потребности является наличие в отделе закупок (отделе материальнотехнического снабжения, отделе логистики) списка (каталога) постоянно закупаемых предметов. Такие списки можно хранить разными путями. 11екоторые организации считают нужным иметь общий каталог, в котором есть список всех используемых товаров, и каталог складских товаров, который содержит список всех товаров, составляющих запас. Такие каталоги могут 177 Описание потребности с точным определением нужных характеристик и количества товаров и услуг (спецификация потребности) Информационные объекты: Спецификации сырья и материалов, обеспечивающих выпуск продукции организации; Спецификация оборудования, необходимого для обновления и развития производственных процессов; Спецификация комплектутощих изделий; Спецификация предметов для ремонта и содержания и инструментов; Спецификация упаковочных материалов; Спецификация товаров для перепродажи; Спецификация материальнотехнических ресурсов, необходимых для работы административных служб организации. Источники информации: 11роизводственные подразделения организации, использующие сырье и материалы; Подразделения технического развития организации для обеспечения производства новым оборудованием; Административные (непроизводственные) подразделения. использующие офисное оборудование и офисные ппи на з нежностиМетоды описания: ■ по торговой марке; • «или аналог»; ■ по физическим или химическим характеристикам; ■ по виду сырья и методу производства; ■ по функциям; • по инженерной схеме; ■ по рыночному сорту; ■ по образцам; ■ путем сочетания двух или более методов. Информационно-справочные данные Каталог постоянно закупаемых товаров Каталог складских запасов Документационный поток: Карта спецификации продукта; Информационные субъекты: Отдел управления закупками Отдел материально-технического снабжения Отдел логистики Рис.3.6. Схема информационного обеспечения процедуры «Описание потребности с точным определением нужных характеристик и количества товаров и услуг». |