щего количества материалов, требуемого для выполнения плана производства. Сравнение этих цифр с объемом сырья, имеющегося в запасе, дает отделу закупок цифры объема сырья, которое необходимо закупить. В компании, где разработана полностью интегрированная компьютерная система контроля уровня запаса, при которой долгосрочные соглашения, содержащие информацию о поставщике и ценообразовании, введены в базу данных, объем заказа, необходимого для закупки, выдаст компьютер. Использование системы спецификации материала является средством упрощения процесса ресурсообеспечения, позволяющим обработать большое количество необходимых товаров. Наиболее эффективным способом поддержки управления процедурой описания потребности является наличие в отделе закупок (отделе материально-технического снабжения, отделе логистики) списка (каталога) постоянно закупаемых предметов. Точное описание потребности содержится в рассмотренной выше заявке на закупку. В случае применения автоматизированной системы планирования потребностей в сырье, заявки будут автоматически создаваться компьютером. Для отдела закупок (отдела материально-технического снабжения, отдела логистики) важно установить, кто обладает полномочиями на предоставление заявок. Ни при каких обстоятельствах не должны приниматься заявки от кого-либо, кроме специально уполномоченных лиц. Также важно знать, что заявка не является заказом. Существует три главных источника данных для спецификаций: • индивидуальные стандарты, установленные покупателем: • стандарты, установленные конкретными частными агентствами или другими потребителями, поставщиками или техническими обществами; • государственные стандарты. Стандартные спецификации имеют ряд преимуществ. Они широко известны, общеприняты и доступны для каждого покупателя. Методы описания продуктов для закупки указаны на рисунке 3.6. |
потерей времени; в худшем случае, оно может иметь серьезные финансовые последствия и вызвать сбой в снабжении, конфликты, лишить возможности улучшения продукта или услуги. Организации, которые довольно продолжительное время производят стандартный товар (массовое и крупносерийное производство) в качестве быстрого способа уведомления отдела закупок о потребностях производства используют спецификацию материалов (список сырья, используемого при изготовлении стандартной продукции Bill of Materials Requisition). Список комплектующих должен включать общее количество или объем, с учетом допустимой доли отходов, комплектующих и материалов для изготовления конечной продукции. Затем отдел планирования производства уведомляет отдел закупок о планируемом объеме производства. Отдел закупок составляет спецификацию (обычно с помощью компьютеризированной системы), умножает ее на объем производства для определения общего количества материалов, требуемого для выполнения плана производства. Сравнение этих цифр с объемом сырья, имеющеюся в запасе, дает отделу закупок цифры объема сырья, которое необходимо закупить. В организациях, где разработана полностью интегрированная компьютерная система контроля уровня запаса, при которой долгосрочные соглашения, содержащие информацию о поставщике и ценообразовании, введены в базу данных, компьютер выдаст объем заказа, необходимого для закупки. Использование системы спецификации материала является средством упрощения процесса закупок, позволяющим обработать большое количество необходимых товаров. Наиболее эффективным способом поддержки управления процедурой описания потребности является наличие в отделе закупок (отделе материальнотехнического снабжения, отделе логистики) списка (каталога) постоянно закупаемых предметов. Такие списки можно хранить разными путями. 11екоторые организации считают нужным иметь общий каталог, в котором есть список всех используемых товаров, и каталог складских товаров, который содержит список всех товаров, составляющих запас. Такие каталоги могут храниться в виде списков, на карточках или в электронном виде. Если такие каталоги правильно составлены и должным образом ведут учет, то они могут обеспечить единство описания. Они также способствуют правильности бухгалтерского учета прихода и хранения товарно-материальных ценностей на складе. Точное описание потребности содержится в рассмотренной выше заявке на закупку. В случае автоматизированной системы планирования потребностей в сырье, заявки будут автоматически создаваться компьютером. Для отдела закупок (отдела материально-технического снабжения, отдела логистики) важно установить, кто обладает полномочиями на предоставление заявок. Ни при каких обстоятельствах не должны приниматься заявки от коголибо, кроме специально уполномоченных лиц. Также важно и то, что весь персонал отдела продаж знает, что заявка не является заказом. Существует три главных источника данных для спецификаций: ■ индивидуальные стандарты, установленные покупателем; ■ стандарты, установленные конкретными частными агентствами или другими потребителями, поставщиками или техническими обществами; ■ государственные стандарты. Стандартные спецификации имеют ряд преимуществ. Они широко известны, общеприняты и доступны для каждого покупателя. Методы описания продуктов для закупки указаны на рисунке 3.6. Следующей процедурой бизнес-процесса управления закупками является «определение и анализ возможных источников снабжения». Выбор поставщика составляет важную часть процесса закупок и включает поиск квалифицированных источников снабжения и оценку возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи. Схема информационного обеспечения процедуры представлена на рисунке 3.7. 176 т |