|
При возникновении проблем — например, с количеством и качеством — покупателю необходимо знать об этом как можно скорее, чтобы предпринять соответствующие меры. Контроль выполнения заказа осуществляется по телефону или полностью в компьютеризованной форме, когда автоматически инициализируется информация по срокам отгрузки товаров или проценту выполнения заказа по состоянию на конкретную дату. Процедура процесса управления закупками — «получение и проверка товаров» или оприходование товарноматериальных ценностей, является обязательной в процессе управления закупками. Субъектом управления является отдел закупок или подчиненный ему склад, за исключением организаций, работающих в системе своевременности поставок (just-in-time), когда сырье доставляется непосредственно к пункту использования. Информационное обеспечение данной процедуры включает заказ на закупку с указанием количества закупаемого сырья. Информация о полученном сырье отправляется: в отдел закупок для того, чтобы закрыть заказ, в отдел контроля уровня запаса для обновления файлов с информацией о наличии запаса и в бухгалтерию для оплаты счета. Все счета к оплате отправляются (по почте, или электронным способом) в бухгалтерию, где на них проставляется время. Затем все счета проверяются и оплачиваются, за исключением тех случаев, когда заказ на закупку отличается от счета. Счета к оплате, отличающиеся от заказа на закупку в цене, условиях или по другим позициям, отправляются на утверждение в отдел закупок (отдел логистики, отдел материально-технического снабжения). Заключительной процедурой бизнес-процесса «ресурсообеспечение» является «учет». Эта процедура включает в себя ведение файлов документов, относящихся к данному заказу и сопутствующей информации, которую захочет сохранить отдел. Очевидно, что информационным субъектом в данном случае |
Следующая процедура процесса управления закупками «получение и проверка товаров» или оприходование товарно-материальных ценностей. Эта процедура является обязательной в процессе управления закупками, субъектом управления является отдел закупок или подчиненный ему склад за исключением организаций, работающих в системе своевременности поставок (just-in-time), когда сырье доставляется непосредственно к пункту использования. Информационное обеспечение данной процедуры включает: заказ на закупку с указанием количества закупаемого сырья. Информация о полученном сырье отправляется в отдел закупок, для того, чтобы закрыть заказ, в отдел контроля уровня запаса для обновления файлов с информацией о наличии запаса и в бухгалтерию для оплаты счета. В некоторых компаниях вместо копии заказа на закупку применяются формы для получения товара, в которые получатель вписывает дату получения сырья, название поставщика, описание товара и результаты подсчета количества товара при получении. При функционировании интегрированной компьютерной системы все вышеперечисленные данные заносятся непосредственно в компьютер. Далее выставляется счет на оплату. Схема информационного обеспечения данной процедуры представлена на рисунке 3.15. Следующей процедурой является «обработка счетов и оплата». Процедура, связанная с обработкой счетов к оплате, не является универсальной. Существуют различия в информационном субъекте по этой процедуре. Многие организации полностью возлагают эту процедуру на бухгалтерию, так как учетные функции принадлежат только этому подразделению. Другие компании возлагают проверку счетов на отдел закупок (отдел логистики, отдел материально-технического снабжения), ссылаясь при этом на то, что эта работа обеспечивает связь между обязательством по покупке и оплатой поставщику (рисунок 3.16). Все счета к оплате отправляются (по почте или электронным способом) в бухгалтерию, где на них проставляется время. Затем все счета проверяются и оплачиваются, за исключением тех случаев, когда заказ на закупку отличается от счета. Счета к оплате, отличающиеся от заказа на закупку в цене, условиях или по другим позициям, отправляются на утверждение в отдел закупок (отдел логистики, отдел материально-технического снабжения). Заключительной процедурой бизнес-процесса «управление закупками» является «учет». Эта процедура включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к данному заказу и сопутствующей информации, которую захочет сохранить отдел. Очевидно, что информационным субъектом в данном случае является отдел закупок (отдел логистики, отдел материально-технического снабжения). Информационно-справочными данными и одновременно выходной информацией по данной процедуре являются: ■ журнал заказов на закупку, в котором ведется учет всех заказов по номерам и отображается статус каждого заказа выполнен/не выполнен; ■ файл заказов на закупку, содержащий копии всех заказов на закупку; ■ товарный файл, показывающий все закупки каждого основного вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку); • файл с историей поставщика, отображающий все закупки, которые осуществлялись у крупных поставщиков; ■ рабочие контракты, предоставляющие информацию по всем контрактам (на дату завершения) всех основных поставщиков; ■ информацию по учету оборудования, отражающую закупленное оборудование, срок его эксплуатации (или объем производимой этим оборудованием продукции), историю его использования, цену, владельца оборудования и место его расположения. Такая учетная информация 190 230 спецификация заказа (контракта) на закупку; стандарты качества. Механизмы (исполнители): отдел логистики; склад; бухгалтерия. Отдел логистики (отдел материально-технического обеспечения, отдел закупок) и склад являются исполнителями в этом процессе практически во всех организациях, за исключением тех, которые, работают в системе своевременности поставок (just-in-time), когда сырье доставляется непосредственно к пункту использования. Документация поставки на входе процесса включает: заказ на закупку с указанием количества закупаемого сырья. Информация о полученном сырье отправляется в отдел логистики (отдел закупок, отдел материальнотехнического обеспечения) для того, чтобы закрыть заказ, в группу контроля уровня запаса для обновления файлов с информацией о наличии запаса и в бухгалтерию для оплаты счета. Процедура, связанная с обработкой счетов к оплате, не является универсальной. Существуют различия в исполнителях по этой процедуре. Многие организации полностью возлагают эту процедуру на бухгалтерию, так как учетные функции принадлежат только этому подразделению. Другие компании возлагают проверку счетов на отдел закупок (отдел логистики, отдел материально-технического снабжения), ссылаясь при этом на то, что эта работа обеспечивает связь между обязательством по покупке и оплатой поставщику. Все счета к оплате отправляются (по почте или электронным способом) в бухгалтерию, где на них проставляется время. Затем все счета проверяются и оплачиваются, за исключением тех случаев, когда заказ на закупку отличается от счета. |