|
контрагентов, производит привязку обязательств к первичным документам, отражающим фактические операции. Система учета задолженностей и расчетов с контрагентами формирует ряд важных показателей, связанных со взаиморасчетами: • фактические задолженности; • сумму заказа для данного контрагента; • сумму, на которую у контрагента был взят товар на комиссию; приведенные задолженности сводные суммы с учетом зарезервированного и комиссионного товара. Основные функции подсистемы учета задолженностей и расчетов с контрагентами: • отслеживание фактических задолженностей, возникающих в процессе передачи материальных ценностей и денежных средств, а также расчет приведенных задолженностей с учетом выписанных зарезервированных и комиссионных товаров; регистрация специальных операций с задолженностями (передача задолженностей между контрагентами, конвертация валютных задолженностей); • управление порядком взаимного погашения встречных документов (т.е. «закрытия» сумм приходных документов суммами расходных и наоборот); • получение оперативной информации и отчетов о задолженностях и оборотах по контрагентам, об операциях в разрезе по контрагентам, остатках и продаже товаров по указанному поставщику и т.п. Система учета основных средств предназначена для ведения учета операций с основными фондами, инструментами, нематериальными активами и МБП, которые принадлежат предприятию или используются им на правах аренды. Одной из основных возможностей подсистемы является аппарат параллельного ведения нескольких видов учета основных средств. Необходимость в таком аппарате вызвана тем, что в учете основных средств 98 |
Глава 2. Краткое описание системы34 сумму заказа для данного контрагента, сумму, на которую у контрагента был взят товар на комиссию; приведенные задолженности – сводные суммы с учетом зарезервированного и комиссионного товара (в пакете без подсистемы учета договоров); задолженности с учетом сроков – данные о задолженностях с учетом информации подсистемы учета договоров (спецификаций поставок и графиков платежей). В отличие от обычных бухгалтерских задолженностей, возникающих по факту передачи материальных или денежных средств, задолженности с учетом сроков более точно отражают реальную ситуацию. Так, если передача средств уже состоялась (например, товар уже отгружен покупателю), но срок возникновения задолженности еще не наступил (не истек срок оплаты накладной), соответствующая задолженность не формируется. Основные функции подсистемы учета взаиморасчетов с контрагентами: отслеживание фактических задолженностей, возникающих в процессе передачи материальных ценностей и денежных средств, а также расчет приведенных задолженностей с учетом выписанных зарезервированных и комиссионных товаров; регистрация специальных операций с задолженностями (передача задолженностей между контрагентами, конвертация валютных задолженностей); управление порядком взаимного погашения встречных документов (т.е. «закрытия» сумм приходных документов суммами расходных и наоборот); получение оперативной информации и отчетов о задолженностях и оборотах по контрагентам, задолженностях, рассчитанных с учетом сроков платежей, об операциях в разрезе по контрагентам, остатках и продаже товаров по указанному поставщику. Основные особенности подсистемы учета взаиморасчетов с контрагентами: иерархический справочник контрагентов с возможностью многокритериального поиска, хранение данных об адресе, должностных лицах и телефонах контрагента; учет задолженностей в разных валютах, возможность взаимозачета задолженностей в разных валютах, при просмотре оперативной информации и отчетов – пересчет сумм задолженностей в любую валюту по курсу системы; поддержка как автоматического, так и ручного назначения соответствия взаимопогашающих документов, возможность «закрытия» сумм «по частям»; оперативное отображение степени оплаты каждого документа непосредственно в реестрах документов. Подсистема учета взаиморасчетов с контрагентами тесно связана с другими подсистемами: при просмотре информации о задолженностях возможна детализация данных до уровня первичного документа и вызов его на редактирование, независимо от того, какой подсистеме он принадлежит; по каждому документу подсистемы взаиморасчетов могут быть автоматизировано выполнены проводки в подсистеме бухгалтерского учета; Описание основных подсистем 35 информация о взаиморасчетах используется подсистемой экономического анализа для определения рейтинга поставщиков и покупателей. Подсистема учета взаиморасчетов с подотчетными лицами Подсистема учета взаиморасчетов с подотчетными лицами предназначена для отражения информации о взаимодействии предприятия с подотчетными лицами и определения его кредиторской и дебиторской задолженности перед ними. Учет задолженностей по подотчетным лицам ведется в разрезе объектов подотчета. Под объектами подотчета понимаются виды деятельности подотчетного лица, для осуществления которых ему выделяются средства (например, «командировка», «приобретение бензина для служебного автотранспорта» и т.п.). Задолженности по встречным документам подотчетного лица закрываются в рамках объекта подотчета, при этом итоговая информация может быть предоставлена как в разрезе по объектам, так и в виде общей задолженности подотчетного лица. Подсистема взаиморасчетов с подотчетными лицами предоставляет оперативную информацию о задолженностях подотчетных лиц в разрезе объектов подотчета. Одной из особенностей подсистемы является учет операций, производимых подотчетными лицами с помощью корпоративной пластиковой карты. При этом подсистема определяет как фактическую задолженность по выполненным операциям, так и приведенную задолженность – сумму, которой подотчетное лицо может распоряжаться, но которая еще фактически не истрачена. Основные функции подсистемы учета взаиморасчетов с подотчетными лицами: отслеживание фактических задолженностей, возникающих в процессе передачи денежных средств, а также расчет приведенных задолженностей с учетом остатков денежных средств на пластиковой карте; регистрация специальных операций с задолженностями (передача задолженностей от подотчетного лица контрагенту и наоборот, передача средств между подотчетными лицами, конвертация валютных задолженностей); отражение приобретения товара подотчетным лицом; регистрация авансовых отчетов; получение оперативной информации и отчетов о задолженностях и оборотах по подотчетным лицам. Основные особенности подсистемы учета взаиморасчетов с подотчетными лицами: иерархический справочник подотчетных и материально ответственных лиц с возможностью многокритериального поиска, хранение паспортных данных и информации о служебном положении подотчетного лица; учет задолженностей в разных валютах, возможность взаимозачета задолженностей в разных валютах, при просмотре оперативной информации и отчетов – пересчет сумм задолженностей в любую валюту по курсу системы; учет задолженностей подотчетного лица в разрезе объектов подотчета. Подсистема учета взаиморасчетов с подотчетными лицами тесно связана с другими подсистемами: по каждому документу подсистемы взаиморасчетов могут быть автоматизировано выполнены проводки в подсистеме бухгалтерского учета; Глава 2. Краткое описание системы36 при регистрации покупки товара за наличные возможно закрытие задолженности подотчетного лица на сумму приобретенного товара; поддерживается передача задолженности подотчетного лица контрагенту и наоборот. Подсистема учета основных средств Подсистема предназначена для ведения учета операций с основными фондами, инструментами, нематериальными активами и МБП, которые принадлежат предприятию или используются им на правах аренды. Одной из основных возможностей подсистемы является аппарат параллельного ведения нескольких видов учета основных средств. Необходимость в таком аппарате вызвана тем, что в учете основных средств наиболее ярко проявляется несовместимость бухгалтерской и налоговой методик, которая выражается в наличии ряда операций и событий, по-разному отражаемых в этих видах учета. Подсистема учета основных средств позволяет одновременно вести их налоговый и бухгалтерский учет, рассчитывать амортизацию по всем возможным методикам. Традиционно эта проблема решается раздельным ведением налогового и бухгалтерского учета. Однако нельзя сказать, что эти виды учета полностью не совпадают – существуют операции, которые отражаются в них одинаково, при этом общее количество таких операций достаточно велико. В связи с этим полное разделение информации по основным средствам приводит к неоправданному росту количества учетных операций. В основу подсистемы положен ряд основных принципов, позволяющих комплексно решить указанную проблему: возможность настройки набора видов учета (в общем случае этот набор может не ограничиваться налоговым и бухгалтерским учетом); единый справочник инвентарных объектов для всех видов учета; возможность задания для каждого вида учета собственной иерархии инвентарных объектов, отвечающей конкретной методике; разделение характеристик объектов по видам учета; привязка выполняемых операций к видам учета (при этом информация первичного документа вносится один раз, после чего указывается, в каких видах учета она должна быть принята и обработана); получение оперативной информации и отчетов как по одному, так и по нескольким видам учета, с широкими возможностями по ее фильтрации, группировке и представлению. Основные функции подсистемы учета основных средств: ведение справочника инвентарных объектов, обладающих набором идентификационных, количественных, стоимостных и других характеристик; отражение операций с основными средствами, включая ремонт, переоценку, списание, комплектацию и т.п.; начисление износа (амортизации) по всем возможным методикам; получение оперативной информации и отчетов об остатках и движении основных средств. |