|
сводится прежде всего к определению включенности в систему формального делопроизводства и документооборота тех или иных вопросов. Обычно к письменным формам коммуникаций прибегают, когда фиксируется персональная ответственность участников команды. Как говорится, к делу слова не пришьешь, поэтому в рамках разработки стратегии управления коммуникациями необходимо прежде всего определить, информация какого рода должна документироваться в обязательном порядке. В обязательном порядке документально должны оформляться вопросы организации, планирования и контроля, а также отношения с участниками инвестиционного, проекта, которые являются внешними для организации, непосредственно реализующей проект. Также документальному оформлению подлежат вопросы принятия принципиальных решений по проекту. Определение того, что является принципиальным, а что нет, ложится на усмотрение руководителя. К устным коммуникациям относят прежде всего вопросы исполнения принятых решений, текущей координации и регулирования процесса их исполнения. Однако желательно оформлять письменно передачу самого результата исполнения такого решения, даже если движение этого результата осуществляется между одноуровневыми подразделениями. Значительным блоком устных коммуникаций являются совещания, переговоры и личные беседы участников и сотрудников команды проекта. Установление письменных форм коммуникаций осуществляется посредством разработки и утверждения порядка документооборота, включающего в себя вопросы подвергающиеся формальному документообороту, формы документооборота, участников и процедуры документооборота. Документооборот может быть оформлен как единым процедурным документом, охватывающим все вопросы формального документооборота, так и оформляться отдельными положениями. Вопросы письменных коммуникаций не ограничиваются только |
получать реакцию (отклик) от получателя информации. Письменные коммуникации могут быть более детализированными, чем устные коммуникации. Они могут использоваться для объяснения чего-то сложного и требующего большего объема объяснений, чем получатель мог бы усвоить при коротком устном обмене. При этом письменные коммуникации могут быть более упорядоченными, чем устные коммуникации. Определении соотношения устных и письменных коммуникаций сводится прежде всего к определению включенности в систему формального делопроизводства и документооборота тех или иных вопросов. Обычно к письменным формам коммуникаций прибегают, когда фиксируется персональная ответственность участников команды. Как говорится, к делу слова не пришьешь, поэтому в рамках разработки стратегии управления коммуникациями необходимо прежде всего определить, информация какого рода должна документироваться в обязательном порядке. В обязательном порядке документально должны оформляться вопросы организации, планирования и контроля, а также отношения с участниками инвестиционного проекта, которые являются внешними для организации, непосредственно реализующей проект. Также документальному оформлению подлежат вопросы принятия принципиальных решений по проекту. Определение того, что является принципиальным, а что нет, ложится на усмотрение руководителя. К устным коммуникациям относят прежде всего вопросы исполнения принятых решений, текущей координации и регулирования процесса их исполнения. Однако желательно оформлять письменно передачу самого результата исполнения такого решения, даже если движение этого результата осуществляется между одноуровневыми подразделениями. Значительным блоком устных коммуникаций являются совещания, переговоры и личные беседы участников и сотрудников команды проекта. Установление письменных форм коммуникаций осуществляется 134 посредством разработки и утверждения порядка документооборота, включающего в себя вопросы, подвергающиеся формальному документообороту, формы документооборота, участников и процедуры документооборота. Документооборот может быть оформлен как единым процедурным документом, охватывающим все вопросы формального документооборота, так и оформляться отдельными положениями. Вопросы письменных коммуникаций не ограничиваются только официальными формами и документооборотом. Как было указано выше, письменные коммуникации могут и интенсивно осуществляются посредством использования электронной почты. В данном случае речь идет не том, когда бумажные документы формального документооборота заменяются письменной формой. Речь идет о письменных коммуникациях, как вертикальных, так и горизонтальных, происходящих вне установленного документооборота. Данный вид коммуникаций очень распространен среди офисных работников, так как позволяет при общей видимости работы за компьютером осуществлять общение как по работе, так и нет. Вопрос сохранения или пресечения данного вида коммуникаций решается исходя из двух посылок: вопервых, как руководство проекта относится к использованию рабочего времени для обсуждения нерабочих вопросов, во-вторых, отношение руководства к неформальным коммуникациям. Формальные каналы коммуникаций непосредственно определяются организационной структурой проекта. Их структура и организация определяется •порядком документооборота и процедурами проведения совещаний, переговоров и презентаций. Неформальные коммуникации это все те контакты, которые реализуются вне формальных коммуникативных каналов. Имеется ряд разновидностей неформальных коммуникаций. • Во-первых, неформальные контакты между рядовыми членами организации, во-вторых, аналогичные связи между руководителем и подчиненным, в третьих, это неформальные 135 |