|
142 • с какими внешними органами и организациями взаимодействует подразделение и какой информацией обменивается; • физическое представление информационных потоков и хранилищ данных (документ, файл, дискета, журнал, картотека и т.п.); • время хранения информации; • документы от и для руководства; • штатная структура и квалификация кадров; • техническое оснащение подразделения; • используемые программные продукты; • подпись; • приложения (положение о подразделении, набор документальных форм без внутреннего наполнения). Сбор документов должен осуществляться на всех этапах проведения обследования, соответствующие формы, бланки и т.п. в дальнейшем сослужат неоценимую службу при разработке информационной модели ГПС (выявлении сущностей информационной модели и наполнении их атрибутикой). Целесообразно подготовить альбом форм с разбивкой их по функциям управления, который станет хорошим вспомогательным результатом реорганизации структуры управления. Интервьюирование является важнейшим и необходимым методом обследования, только с его помощью возможно разобраться во всех тонкостях применяемых технологий управления и их дальнейшей формализации. При этом, во-первых, необходимо ограничить контекст системы с этой целью должны быть выявлены все внешние объекты, с которыми структура взаимодействует, технологии этого взаимодействия, а также информационные потоки, обеспечивающие эти взаимодействия. Во-вторых, должны быть детально выявлены реальные технологии работы подразделений, так как нормативно-справочная документация описывает их неполно. В-третьих долж |
• Техническое оснащение подразделения • Используемые программные продукты • Подпись • Приложения: положение о подразделении набор документальных форм без внутреннего наполнения Сбор документов должен осуществляться на всех этапах проведения обследования, соответствующие формы, бланки и т.п. в дальнейшем сослужат неоценимую службу при разработке информационной модели предприятия (выявлении сущностей информационной модели и наполнении их атрибутикой). В дальнейшем целесообразно подготовить альбом форм с разбивкой их по деятельностям предприятия. Такой альбом будет являться хорошим вспомогательным результатом проекта для предприятия своими силами подобная работа обычно не проводится (за исключением уровня отдельных исполнителей). Интервьюирование является важнейшим и необходимым методом обследования, только с его помощью возможно разобраться во всех тонкостях применяемых на предприятии технологий. Современное предприятие является сложнейшей системой, как оно функционирует не знает ни один человек. Конечно, руководство представляет ситуацию в целом, с другой стороны, клерк досконально знает свою деятельность, но полной картины не имеет никто. И только интервьюирование представителей всех звеньев организационно-штатной структуры позволит выявить и, в дальнейшем, формализовать эту картину. С другой стороны, интервьюирование является и наиболее сложной задачей: необходимо найти контакт с сотрудником и направить беседу в необходимое для аналитика русло. Ниже предлагается несколько общих рекомендаций, касающихся линии поведения аналитика при интервьюировании. • Правило 1 если интервьюируемый начал подробно рассказывать технологию своей работы, ни в коем случае нельзя его перебивать, необходимые уточнения можно сделать и в конце беседы. • Правило 2 если в беседе участвуют несколько аналитиков, вести беседу и задавать уточняющие вопросы должен один из них, неясные для других вопросы проясняются в конце беседы. 210 • Правило 3 даже если аналитик прекрасно знает предметную область, нет необходимости демонстрировать эти знания и учить интервьюируемого: в любом случае выявляются тонкости и детали, специфичные для данного предприятия. Какую же информацию нужно выявлять прежде всего во время интервьюирования? Во-первых, необходимо ограничить контекст системы с этой целью должны быть выявлены все внешние объекты, с которыми моделируемое предприятие взаимодействует, технологии взаимодействия со стороны предприятия, а также информационные (и, возможно, материальные) потоки, обеспечивающие эти взаимодействия. Во-вторых, должны быть детально выявлены реальные технологии работы предприятия нормативно-справочная документация (если она имеется) описывает их неполно. В-третьих, должны быть определены реальные функции подразделений и их взаимосвязи и взаимозависимости, поскольку положения о подразделениях такую информацию не содержат. В-четвертых, должны быть выявлены и специфицированы все информационные хранилища (в том числе и бумажные: картотеки, архивы и т.п.). В-пятых, должна быть оценена аппаратно-техническая база предприятия, а также исследовано работающее на ней программное обеспечение. Наконец, в-шестых, должны быть собраны статистические данные по бизнес-процессам предприятия. Остановимся на последнем более подробно. Статистические данные при проведении обследования необходимо собирать по каждому объекту будущей модели: потоку данных, элементу данных, процессу, хранилищу данных, внешней сущности и т.п. все они со временем сослужат хорошую службу. Так на этапе анализа моделей наличие подробной статистики обеспечит их адекватную верификацию на полноту и непротиворечивость и позволит на начальных этапах выявить ошибки и узкие места в построенных моделях. В следующих пунктах будет показано, как эти статистические данные работают на дальнейших этапах, начиная с выработки предложений по реорганизации и заканчивая собственно разработкой или внедрением системы автоматизации. 211 |