|
эксперимент. Обучите членов команды пользоваться методами и приемами по совершенствованию [100]. Проверяйте (Check). Оценивая последствия внесенных изменений, проанализируйте результаты выполненных действий по совершенствованию с точки зрения установленных показателей результативности. Определите, насколько эти действия способны выполнить задачи совершенствования процессов. Сравните полученные результаты с нормами или теорией. Воздействуйте (Act). Внедрите результаты, то есть осуществите опробованные изменения в полном масштабе, сделайте процесс управляемым,* осуществите последние изменения, оцените результаты, а затем постоянно улучшайте и отслеживайте процесс, тщательно документируя полученные результаты и действия. Стандартизуйте данные методы. Подобная стандартизация процессов подразумевает, что все существующие рабочие процедуры корректируются или заменяются новыми, проводится обучение для того, чтобы внедренные перемены стали органической частью обычного режима работы. Следующий шаг в цикле КСЛП помогает работнику развить требуемые профессиональные компетенции и повысить эффективность работы [100]. Данное развитие осуществляется в соответствии с четырьмя фазами цикла развития: Планирование результатов. На этой фазе достигается соглашение относительно требуемых результатов на основе целей организации, определяется, какие знания и навыки нужны для достижения результатов. Эти два элемента формируют профиль профессиональных компетенций. На этой фазе сотрудник вместе со своим руководителем разрабатывает индивидуальный план работы. На основе этого плана проводятся периодические (обычно ежегодные) встречи руководителя и сотрудника, на которых они решают, насколько успешно реализуются поставленные 161 |
Совершенствование процессов Важнейший принцип всеобщего менеджмента на основе качества ускользает от внимания большого числа менеджеров: невозможно непрерывно совершенствовать взаимозависимые системы и процессы, не доведя сначала до совершенства взаимосвязанные межличностные отношения. Стивен Р. Кови На этапе совершенствования происходит непрерывное улучшение выбранных процессов (см. рис. 5.2). Для этой цели постоянно используется цикл PDCA, который состоит из следующих этапов (см. рис. 2.5): ♦ Планируйте (Plan). Обновите и конкретизируйте план совершенст вования, который был составлен ранее на этапе «определение и выбор процессов». Определите задачи по совершенствованию, обозначьте конкретные действия, укажите, как они связаны с ключевыми факто рами успеха, выработайте решения, отвечающие возникшим требо ваниям и выявленным причинам проблем. На данном этапе также следует обратить внимание на ожидаемые результаты, вероятные по следствия действий, условия окружения и контролируемые факторы (время, деньги, качество и организация). Очень важно точно опреде лить проблему. Более подробно этот вопрос освещается в следующей врезке. Цикл разрешения проблемных ситуаций, на котором основа ны эти разъяснения, представлен на рисунке 5.9. Не забудьте учесть в своем анализе влияние руководства, ведь, согласно данным Джозефа М. Джурана [Juran, 1974], причиной приблизительно 80% всех орта низационных осложнений являются сами менеджеры! ♦ Делайт е (Do). Сначала выполните составленный план совершенство вания в ограниченном масштабе (внесите незначительные изменения в процесс): это могут быть практическая проверка принятых решений и эксперимент. Обучите членов команды пользоваться методами и приемами по совершенствованию [см. Rampersad, 2001А]. ♦ Проверяйте (Check). Оценивая последствия внесенных изменений, проанализируйте результаты выполненных действий по совершенст вованию с точки зрения установленных показателей результативности. Определите, насколько эти действия способны выполнить задачи со вершенствования процессов. Сравните полученные результаты с нор мами или теорией. При необходимости начните все заново. ♦ Воздействуйте (Act). Внедрите результаты, то есть осуществите опро бованные изменения в полном масштабе, сделайте процесс управляе мым, осуществите последние изменения, оцените результаты, а затем постоянно улучшайте и отслеживайте процесс, тщательно документи руя полученные результаты и действия. Стандартизуйте данные методы и не забудьте отметить достижения. Документирование достигнутых улучшений позволит другим сотрудникам извлечь пользу из вашего опыта и оставит вашу работу в архивах компании. После этого надо будет скорректировать определение процесса и переписать существующие стандарты, чтобы они отражали внесенные изменения. Подобная стандартизация процессов подразумевает, что все существующие рабочие процедуры корректируются или заменяются новыми. Все вовлеченные в процесс сотрудники должны быть в курсе этих перемен. Поэтому как можно скорее ознакомьте всех с новыми процедурами, проведите обучение и добейтесь, чтобы внедренные перемены стали органической частью обычного режима работы. Пусть сотрудники документально зафиксируют содержание новых процедур. В дальнейшем они должны следить за ходом процессов и при необходимости обновлять процедуры, чтобы они всегда отражали лучшие способы выполнения работы. На данном этапе весьма важны общение, получение обратной связи и умение распространять идеи по совершенствованию в коллективе. После того, как цикл PDCA пройден несколько раз, вариабельность процессов снижается и их результаты обязательно улучшаются. В таблице 5.7 в обобщенном виде перечисляются действия, составляющие основу трех этапов цикла совершенствования [см. также Pentagon, 1990]. Таблица 5.7 Краткий перечень действий, составляющих основу первых трех этапов процесса совершенствования Выбор и описание процесса Оценка и стандартизация процесса Совершенствование процесса Подготовка к работе по совершенствованию процесса Осознайте необходимость перемен Сформируйте руководящую группу Познакомьте ее членов с философией TPS Сформулируйте видение организации Разработайте Организационную BSC Внедрите ее на всех уровнях компании Провозгласите долгосрочную приверженность разработанной стратегии Продемонстрируйте вовлеченность высших руководителей Устраните очевидные барьеры на пути к совершенствованию Ликвидируйте источники страха Оценка процесса Дайте подробное описание выбранного процесса Измерьте и проанализируйте течение процесса Определите недостатки процесса Проанализируйте узкие места процесса Проанализируйте доступные данные о процессе Выполните анализ причин и результатов Определите глубинные причины Оцените устойчивость процесса Проанализируйте особые причины вариабельности Ликвидируйте особые причины Добейтесь управляемости процесса Проанализируйте доступные данные о процессе Уточните план совершенствования Определите задачи совершенствования Обозначьте действия по совершенствованию Определите показатели процесса Разработайте стратегию сбора данных Обучите всех плану совершенствования Запустите план в работу Проведите анализ причин и результатов Выработайте решения Испытайте решения Экспериментируйте, внося изменения в процесс Проводите наблюдения и анализируйте полученные данные Ищите тенденции Сравните фактические данные с теорией Рисунок 6.3 Цикл развития Развитие профилей компетенций Договоренность относительно ожидаемых результатов. Какие компетенции для этого нужны? Как достичь требуемых результатов и реализовать цели развития? Курсы и обучение без отрыва от производства Моделирование ситуаций из практики Наблюдение за работой опытных коллег Встречи с клиентами Стажировки Подсказки Разработка и внедрение программ по развитию способностей П Л А Н И Р О ВАНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ♦ Помощь в достижении согласованных результатов PA3I---------ПРО НАЛ Планировать w Д е л а ть ♦ Помощь в развитии компетенций КОМ ПЕТЕНЦИЙ КОУЧИНГ ♦ Обсуждение прогресса ♦ Анализ достигнутых соглашений ♦ Предоставление обратной связи Высказывание мнений о работе Проверка выполнения планов и достижения результатов 360градусная обратная связь Оценка результатов и планов по продвижению Окончательная аттестация Источник: Rampersad, 2002. Планирование результатов. На этой фазе достигается соглашение относительно требуемых результатов на основе целей организации, определяется, какие знания и навыки нужны для достижения результатов. Эти два элемента формируют профиль профессиональных компетенций. На этой фазе сотрудник вместе со своим руководителем разрабатывает индивидуальный план работы. На основе этого плана проводятся периодические (обычно ежегодные) встречи руководителя и сотрудника, на которых они решают, насколько успешно реализуются поставленные цели и происходит ли развитие потенциала сотрудника. На этих встречах также обсуждается, какие компетенции сотрудник смог реализовать. Коучинг. На этой фазе менеджер и его подчиненный периодически встречаются для обсуждения продвижений. Менеджер дает рекомендации, уточняет обязанности сотрудника и предоставляет обратную связь. Аттестация. Официальная аттестация проводится периодически (чаще всего раз в год) для проверки выполнения всех условий, обсужденных при планировании результатов. Если условия выполнены, уточняется, как это было сделано. |