|
180 Во-первых, документация должна увязывать отдельные действия с личностями. Она призвана дать ответ на вопросы: “Кто, в какой момент времени и какие работы выполнял и/или какой достигнут результат?” Только при выполнении этих условий документирование является базой для мотивирования сотрудников в виде премий, санкций или других способов. Во-вторых, документация должна решать задачу предоставления информации о ранее достигнутых результатах с целью ее дальнейшего использования. Накопление информации экономит время последователей и снижает вероятность действий в ложном направлении. На основе накопленной в документации информации могут проводиться сравнительные исследования и теоретические обобщения. В третьих, документация в системе отчетности решает задачу распространения информации по определенному кругу адресатов. Благодаря информированию подразделений и отдельных лиц, участвующих в производственном процессе, достигается прозрачность относительно выполняемых работ и полученных результатов. В четвертых, отчетность является базой для контроля, так как она поставляет информацию о фактических данных. Контроллер процесса с помощью инструментария выявления и оценки отклонений плановых и фактических величин составляет собственный отчет, направленный в основном на интерпретацию полученных результатов с точки зрения перспектив реализации маркетингового процесса. Предоставление отчетности о выполненной работе должно входить в круг обязанностей исследователей и разработчиков, несмотря на то, что существует определенная опасность снижения творческой активности из-за бюрократизации этого процесса. Конечно, не следует увлекаться чрезмерными объемами отчетов, что характерно для малоуспешных маркетологов. На предприятии следует выработать определенный стандарт предоставляемой отчетности, однако его не следует делать очень формализованным, так как разный уровень новизны процессов требует различной степени формализации. |
О сновны ми целями предоставления отчетной информации я в л я ются: обеспечение информацией о достиж ении запланированны х сроков, затрат и показателей эф ф ективности реализации проекта; облегчение процессов принятия реш ений благодаря п р ед о ставлению в распоряж ение инф орм ации о влиянии изменяю щ ихся ф акторов на параметры н риски инновационны х проектов. Достижение поставленны х целей возможно лишь благодаря р егу лярном у и своевременному предоставлению сопоставимой, легко читаемой и понятной информации. И нформация о проекте поступает в виде отчетности с установленной периодичностью , которая должна с о гласовы ваться с учетной политикой предприятия. П рактические работы в КБ «Газпромбанк», «Русский Ю жный Банк» и др. показали, что с точки зрения восприятия ж елательно предоставлять отчетность в виде диаграмм, схем и таблиц. Больш ие объемы текстов, а также плохо структурированны е отчеты руководителям и не воспринимались. На основании обобщ ения теоретических и практических работ [150,152,170 и др.] в диссертации были сформулированы основны е задачи документирования хода реализации инновационного проекта, р а с смотренные ниже. Во-первых, документация должна увязы вать отдельные действия с личностями. Она призвана дать ответ на вопросы: «Кто, в какой м омент времени и какие работы выполнял и/или какой достигнут р езу л ьтат?» Только при вы полнении этих условий докум ентирование явл яется базой для м отивирования сотрудников в виде премий, санкций или других способов. В о-вторых, документация должна реш ать задачу предоставления информации о ранее достигнуты х результатах с целью ее дальнейш его 198 использования. Н акопление информации экономит время посл едо вателей и снижает вероятность действий в ложном направлении. На основе накопленной в документации инф орм ации могут проводиться сравн и тельные исследования и теоретические обобщ ения. В третьих, документация в системе отчетности реш ает задачу распространения информации по определенном у кругу адресатов. Б лагодаря информ ированию подразделений и отдельных лиц, участвую щ их в инновационном процессе, достигается прозрачность относительно вы полняем ы х работ и полученных результатов. В четвертых, отчетность является базой для контроля, так как она п оставляет информацию о ф актических данных. К онтроллер проекта с помощ ью инструментария вы явления и оценки отклонений плановых и ф актических величин составляет со б ственны й отчет, направленны й в основном на интерпретацию п о л у чен ных результатов с точки зрения перспектив реализации инновац и он н ого проекта. П редоставление отчетности о вы полненной работе долж но вх о дить в круг обязанностей исследователей и разработчиков, несмотря на то. что сущ ествует определенная опасность снижения творческой активности из-за бю рократизации этого процесса. Конечно, не следует увлекаться чрезмерны ми объемами отчетов, что характерно для м алоуспеш ны х инноваторов. На предприятии следует вы работать определенны й стандарт предоставляем ой отчетности, однако его не следует делать очень ф орм ализованны м, так как разный уровень инновативности проектов требует различной степени формализации. В качестве методологической базы для построения стандарта о т четности и формирования соответствую щ их документов и сп о л ьзо валась разработанная автором м орф ологическая м атрица вариантов, п редставленная на р и с.3.7. В процессе разработки этой матрицы бы199 |